Neue Instrumente für die Digitalisierung

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Zurzeit laufen Projekte zur Digitalisierung der Verfahren für die Verarbeitung von Reisespesen, zur Dematerialisierung von Lieferantenrechnungen und zur Digitalisierung der Lagerbestände. Diese drei grossen Projekte werden 2019 umgesetzt.

Heute werden die Spesenrechnungen zusammen mit den Papierbelegen noch per Post an die Buchhaltungsabteilung geschickt, wo sie anschliessend von Hand erfasst werden. Dank eines Digitalisierungsprojekts wird der gesamte Prozess bald dematerialisiert sein. Die Belege können in Zukunft unter anderem elektronisch als Bild eingereicht werden. Auf die gleiche Weise soll mit einem Projekt zur Digitalisierung der Rechnungen auf eine papierlose Verwaltung umgestellt und die Mehrheit der Rechnungen externer Lieferanten elektronisch verarbeitet werden. Schliesslich wird auch die Inventarbewirtschaftung von der Modernisierung der bestehenden digitalen Instrumente profitieren, sodass eine solide Übersicht über die Anlagen der Hochschule, hauptsächlich das wissenschaftliche Material, gewährleistet ist und die Bedarfsplanung verbessert werden kann.

Diese Digitalisierungsprojekte entsprechen einer von der EPFL-Leitung angekündigten Entwicklungsstossrichtung und werden nicht nur dazu führen, dass die Verarbeitungsgeschwindigkeit steigt und der Betrieb effizienter wird, sondern auch die Kontrolle erleichtern und die Transparenz für die verschiedenen Akteure hinsichtlich des Zustandes aller Prozesse erhöhen.

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