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Die Personalabteilung unterstützt die EPFL dabei, ihren Auftrag zu erfüllen und ihre Strategie zu verwirklichen, indem sie die Verfügbarkeit, den Beitrag, die Entwicklung und das Wohlergehen der Angestellten in Partnerschaft mit allen Interessenträgern optimiert. 2020 arbeitete sie mit der Schulleitung, dem Management, den Angestellten und anderen Beteiligten zusammen, um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der EPFL während des ganzen, durch die COVID-19-Pandemie entscheidend geprägten Jahres bestmöglich zu unterstützen.

Die anhaltende Pandemiesituation führte zu einer beispiellosen Abweichung von der Norm und verlangte von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der EPFL sowie der Personalabteilung Anpassungsfähigkeit und Durchhaltevermögen. Diese mussten sich schnell und kreativ anpassen und gleichzeitig die Qualität unter suboptimalen Bedingungen beibehalten.

Der Fokus der Personalabteilung lag dabei auf der Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der leitenden Angestellten über verschiedene Massnahmen zur Verbesserung ihres Wohlbefindens und für die Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben in diesem ungewöhnlichen Jahr und vor allem während des Lockdowns. Gleichzeitig galt es, alle für unsere Institution notwendigen Betriebsabläufe aufrechtzuerhalten.

Einen weiteren Schwerpunkt bildete die Förderung einer respektvollen, diskriminierungsfreien und unterstützenden Führungskultur in der EPFL-Gemeinschaft sowie die frühestmögliche Lösung von Konflikten.

Des Weiteren wurde die Umsetzung der HR-Strategie vorangetrieben, zu der die Entwicklung von Führungskompetenzen, die Digitalisierung sowie die Klärung von Politiken, Prozessen und Praktiken zählt, um die leitenden Angestellten sowie die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser zu begleiten und die Effizienz der Personalabteilung weiter zu steigern.

2021 werden zwei strategische Projekte ins Leben gerufen, damit die EPFL noch besser für die Arbeit von morgen gewappnet ist. Das erste konzentriert sich auf flexibles Arbeiten und bezweckt die Nutzung der aus der allen aufgezwungenen Telearbeit 2020 gewonnenen Erfahrungen, während das zweite auf die Entwicklung der in Zukunft benötigten Kompetenzen ausgerichtet ist.

Wir freuen uns sehr auf die weitere fruchtbare Zusammenarbeit mit allen an der EPFL beteiligten Parteien.

Unterstützung für Angestellte und Führungskräfte der EPFL

2020 lag der Schwerpunkt auf der Unterstützung der Angestellten während des ganzen Jahres und nicht nur im Lockdown. Bereits im April wurden zwei vertrauliche Coaching-Vorschläge umgesetzt: SelfCare und TeamCare. Über diese zwei Programme sollten Angestellte und Führungskräfte mit konkreten Instrumenten unterstützt werden, um das Wohlbefinden, die Motivation, die Effizienz und die Kommunikationsfähigkeit zu verbessern, um nur einige der Themen aus der Palette an angebotenen Dienstleistungen zu nennen.

Mehr als 15 % der EPFL-Führungskräfte nutzten TeamCare, was sich auch positiv auf ihre Teams auswirkte.

Die Hochschule ergriff noch weitere konkrete Massnahmen, um bestimmte Gruppen zu unterstützen, z. B. die Bereitstellung zusätzlicher IT-Hardware für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie ergänzende Tagesbetreuungsangebote für die Kinder der Angestellten während der Sommerferien.

Die Führungskompetenzen der leitenden Angestellten wurden über eine umfassende Online-Schulung weiter verbessert, wobei der Fokus insbesondere auf Self-Leadership und People-Leadership gelegt wurde.

2020 profitierten 44 Tenure-Tack-Assistenz-Professorinnen und ‑Professoren (PATT) vom massgeschneiderten Programm «Management for Leaders in Science». Dieses wurde an die Anforderungen der Gesundheitslage angepasst und wird 2021 fortgesetzt.

Des Weiteren wurden erhebliche Anstrengungen für eine transparentere Kommunikation gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den leitenden Angestellten unternommen: Die Informationen wurden nicht nur mit der COVID-Pandemie, sondern mit dem allgemeinen Wohlbefinden an der EPFL verbunden (z. B. Erarbeitung von Richtlinien, Durchführung von Town Halls, Frage- und Antwortsitzungen sowie regelmässige E-Mails).

Enge Partnerschaften in der gesamten Gemeinschaft

Das Team der Personalabteilung legte den Schwerpunkt auf Respekt, Sicherheit und Wohlbefinden der Studierenden, Lehrkräfte und Angestellten und baute seine Partnerschaft mit der Schulleitung und dem Management aus. Sie arbeitete auch eng mit anderen Experten des Respect Network an den Themen Nulltoleranz gegenüber jeglicher Form von Belästigung, Konfliktmanagement, Umgang mit Team-Dynamiken und gezielten Umfragen zum Arbeitsklima.

Ferner intensivierte die Personalabteilung ihre Kontakte zu den Sozialpartnern, um einen konstruktiven und regelmässigen Dialog in Gang zu setzen und regelmässigen Austausch zu fördern.

Als Ergebnis einer zielgerichteten Kampagne stellte die EPFL 2020 5 % mehr Auszubildende ein, um jungen Menschen, deren Berufsausbildung oder Zukunftsperspektiven unter der Pandemie leiden, eine Berufslehre anzubieten.

Die Unterstützung von Diversität und erfolgreicher Integration ist bei allen Einstellungen und während der gesamten Laufbahn an der EPFL weiterhin vorrangig und somit fester Bestandteil der Entwicklung von Führungsqualitäten.

Innerhalb des ETH-Bereichs nahm die EPFL erfolgreich an einer Analyse zum Thema Lohngleichheit zwischen den Geschlechtern teil. Mit einem Unterschied von nur 0,29 % zwischen Männern und Frauen erfüllt die EPFL alle Kriterien bezüglich Lohngleichheit.

Kohärenz und Effizienz 

Im Mittelpunkt stand die Klärung von Politiken, Prozessen und Praktiken, um konsequenter vorgehen und für Gleichbehandlung in der gesamten Hochschule sorgen zu können. Einige Beispiele solcher Prozesse sind temporäre akademische und nicht akademische Angestellte sowie Standardeinstellungsverfahren. 2020 wurden mehrere bis dahin manuell durchgeführte Verfahren digitalisiert und verschlankt, z. B. die Verlängerung befristeter Verträge (mehr als 3’000 pro Jahr), die Einreichung von Krankenscheinen, die Erstellung von Standardanstellungsbestätigungen und der Zugriff der Angestellten auf persönliche Informationen wie Lohnabrechnungen und die Aktualisierung ihrer eigenen Daten wie Adressänderungen etc. An dieser Stelle danken wir allen, die diese anhaltenden Anstrengungen unterstützt haben, und freuen uns, in Zukunft noch weitere Prozesse zu verbessern.

Fakten und Zahlen

2020 profitierten 2’500 Angestellte von Ausbildungen und Dienstleistungen der EPFL-Abteilung für Mitarbeiterschulung, und 85 absolvierten Kurse der Extension School.

Weitere 662 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besuchten mindestens einen Online-Kurs. Dies entspricht insgesamt 2330 Ausbildungsstunden oder einem Durchschnitt von 3,5 Stunden pro Person.

Seit der Einführung der Workflows im zweiten und dritten Quartal 2020 wurden mehr als 2’400 digitalisierte Arbeitsabläufe zur Verlängerung von befristeten Arbeitsverträgen durchgeführt.

Ausblick: auf dem Weg zur neuen Organisation der EPFL 2021

Im vierten Quartal 2020 bereitete sich das Team der Personalabteilung auf die neue Organisation der Hochschule 2021 vor. Aufgrund der neuen Zuständigkeitsbereiche und passte sich die Personalorganisation an, um bereit zu sein und der Schulleitung, den fünf neuen und aktuellen Vizepräsidien sowie den assoziierten Vizepräsidien und allen fünf Fakultäten und drei Colleges per 1. Januar 2021 volle Unterstützung zu bieten.

Das Team stimmte sich auch auf die Bedürfnisse der neuen Organisation der Hochschule ab, indem ein Leiter für den Bereich Talente und Entwicklung sowie ein Spezialist für die Digitalisierung des Personalwesens eingestellt und die Zuständigkeitsbereiche angepasst wurden, damit jede und jeder einen direkten Kontakt zu einer akademischen Gruppe und somit zum schlagenden Herzen der EPFL hat.

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