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Caring, Daring and Sharing

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Les Ressources Humaines soutiennent l’EPFL dans sa mission et sa stratégie, en maximisant à la fois la disponibilité, la contribution, le développement et le bien-être de ses employés dans un partenariat avec toutes les parties impliquées. En 2020, les Ressources Humaines se sont alliées à la direction de l’EPFL, au management, aux collaborateurs et aux autres parties prenantes afin d’offrir un soutien optimal à l’ensemble du personnel tout au long d’une année indéniablement marquée par la pandémie de coronavirus.

La situation sanitaire persistante entraîne une déviation inédite de la norme. Elle a aussi renforcé la résilience des collaborateurs, à la fois des Ressources Humaines et de l’EPFL dans son ensemble, qui ont su s’adapter de façon rapide et créative, tout en respectant les valeurs centrales, les standards et les bonnes pratiques de l’École, et ce, dans un contexte compliqué.

L’attention générale a été portée sur le bien-être des équipes et du management à travers diverses mesures, notamment en faveur de l’équilibre entre vie de famille et vie professionnelle lors d’une année sans précédent et, en particulier, durant le confinement. Simultanément, le bon fonctionnement de toutes les opérations nécessaires à notre institution a été assuré.

Parallèlement, nous avons mis l’accent sur l’encouragement d’une culture de leadership respectueuse, non discriminante et aidante au sein de notre communauté, et la résolution les conflits à un stade aussi précoce que possible.

Nous avons également poursuivi la mise en œuvre de notre stratégie RH, concernant notamment le développement des compétences de leadership, la digitalisation et la clarification des politiques, processus et pratiques, dans l’objectif d’épauler au mieux le management et les collaborateurs, tout en continuant d’augmenter notre efficacité.

Pour 2021, nous démarrons deux projets stratégiques, afin de permettre à l’EPFL d’être prête pour l’environnement professionnel de demain. Le premier projet est axé sur la notion de flexibilité et tire parti de l’expérience du télétravail imposé à tous en 2020. Le second se concentre sur le développement des compétences requises à l’avenir.

Nous nous réjouissons de poursuivre notre collaboration fructueuse avec toutes les parties prenantes de l’École.

Épauler les collaborateurs et les cadres de l’EPFL

En 2020, notre priorité a été de soutenir nos collaborateurs, durant le semi-confinement certes, mais aussi tout au long de l’année. En avril 2020, nous avons introduit deux approches de coaching confidentiel : SelfCare et TeamCare. Le but est de proposer aux collaborateurs et au management des outils concrets améliorant le bien-être, la motivation, l’efficacité et la communication au sein des équipes, pour ne citer que quelques-uns des nombreux sujets abordés dans l’éventail de prestations.

Plus de 15 % des managers de l’École ont décidé de profiter du programme TeamCare, ce qui a également eu des retombées positives sur leurs équipes.

L’EPFL a déployé d’autres mesures concrètes en faveur de populations spécifiques, fournissant et prenant en charge notamment le matériel informatique supplémentaire dont ses collaborateurs avaient besoin. Elle a aussi étoffé l’offre de crèches à l’intention des employés de l’EPFL durant les vacances d’été.

Ayant à cœur de continuer d’améliorer les compétences de ses managers, l’EPFL leur a proposé une formation en ligne abordant toutes les facettes de «l’auto-leadership» et du leadership de ses équipes.

En 2020, 44 professeurs assistants tenure track (PATT) ont bénéficié du programme sur mesure développant les capacités managériales « Management for Leaders in Science ». Ce programme a été adapté aux exigences de la situation sanitaire et se poursuivra en 2021.

En outre, nos efforts et notre attention se sont particulièrement portés sur la transparence de notre communication à l’intention de nos collaborateurs et de notre management, que nous avons souhaité renforcer en transmettant non seulement des informations sur la pandémie, mais aussi sur le bien-être global à l’EPFL (via des directives, des town halls, des séances de questions/réponses, et l’envoi régulier de courriels).

Des partenariats rapprochés à l’échelle de la communauté

En mettant l’accent sur le respect, la sécurité et le bien-être de tous les membres de l’EPFL, les étudiants, les professeurs et les collaborateurs, l’équipe des RH a enrichi son partenariat avec la direction de l’École et le management. Elle a travaillé en étroite coopération avec d’autres experts du Réseau Respect sur des sujets tels que la tolérance zéro à l’égard de tout type de harcèlement, la gestion de conflits, la médiation des dynamiques d’équipe et les enquêtes en continu sur l’environnement de travail.

Les RH ont également resserré leurs liens avec les partenaires sociaux dans le but d’instaurer un dialogue constructif et soutenu. Des rencontres régulières ont été prévues à cette fin.

En 2020, à l’issue d’une campagne ciblée, l’EPFL a accueilli 5 % de nouveaux apprentis en plus. Elle a ainsi proposé une place d’apprentissage à des jeunes dont la formation professionnelle ou les perspectives de carrière ont été affectées par la pandémie.

Favoriser la diversité et s’engager pour une intégration réussie continuent d’être nos priorités lors du recrutement, puis tout au long des différents parcours professionnels au sein de l’EPFL. À ce titre, elles font partie intégrante du développement du leadership.

Au sein du domaine des EPF, l’EPFL a participé avec succès à une étude sur l’égalité salariale hommes-femmes. Avec un écart de 0,29 % seulement, elle satisfait à tous les critères en matière d’égalité salariale.

Cohérence et efficacité

Nous nous sommes concentrés sur la clarification des politiques, processus et pratiques dans une volonté de cohérence et d’égalité de traitement dans l’ensemble de l’EPFL. On peut ainsi citer comme exemples de processus le personnel académique et non académique temporaire et la procédure de recrutement standard. Plusieurs processus ont été digitalisés et uniformisés en 2020, tels que la prolongation des contrats à durée déterminée (soit plus de 3000 contrats par an), la collecte des certificats médicaux, la production de documents standards de confirmation d’embauche ou l’accès des employés à leurs informations personnelles — comme les fiches de salaire et la possibilité de gérer eux-mêmes leurs données (changement d’adresse, etc.). Nous aimerions ici remercier toutes les personnes qui ont apporté leur contribution à cet effort continu et avons bon espoir d’améliorer d’autres processus encore à l’avenir.

Faits et chiffres RH

Au total, 2500 collaborateurs ont bénéficié des cours et prestations proposés par le Service de formation du personnel en 2020, et 85 ont suivi des cours de l’Extension School.

En outre, 662 collaborateurs ont participé à au moins un cours en ligne sur les 2330 heures proposées. Cela représente environ 3,5 heures de formation en moyenne par personne.

Plus de 2400 workflows digitalisés liés à la gestion des contrats d’embauche ont été réalisés depuis leur déploiement aux deuxième et troisième trimestres 2020.

Perspectives : vers une nouvelle organisation de l’EPFL en 2021

Au quatrième trimestre 2020, les RH se sont préparées à la nouvelle organisation de l’EPFL en 2021. Elles se sont adaptées aux nouveaux périmètres afin d’offrir un soutien plein, entier et réactif à la Direction de l’EPFL, aux cinq vice-présidences, aux vice-présidences associées, de même qu’aux cinq facultés et trois collèges, et ce, avec effet au 1er janvier 2021.

Les RH se sont également alignées sur les priorités de l’École, en recrutant un responsable Talent et Développement, ainsi qu’un expert RH en digitalisation, et en adaptant les périmètres de la plupart des équipes RH, afin de permettre à chacune d’être en contact direct avec les personnes d’une population académique spécifique et, ainsi, en lien avec le cœur même de l’EPFL.

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